Prevádzka

Servisná zákazka od prevzatia po odovzdanie

Ako prijať cudzie zariadenie a vyfakturovať to, čo sa naozaj urobilo?

Servisná zákazka má dva body, ktoré sa nedajú vrátiť: prevzatie a odovzdanie. Oba potvrdzuje podpis zákazníka a oba niečo zmrazia. Medzi nimi sa stav hýbe voľne — pracuje sa, čaká na diel, hotové.

Potrebuje plán Firma alebo Enterprise, prípadne doplnok Zákazky k plánu Biznis.

1. 1

   Ráno začnite výjazdmi

   Servis → Výjazdy na dnes

   Denný pohľad ukáže, čo je na dnes a čo je po termíne. Odovzdané a zrušené zákazky sa doň nedostanú — tam už termín nič neznamená.

2. 2

   Prijmite zariadenie

   Servis → Prijať do servisu

   Vyberte druh zákazky — oprava, montáž alebo prehliadka. Zariadenie nájdete v evidencii podľa výrobného čísla alebo VIN bez ohľadu na to, koľkokrát zmenilo majiteľa; nové sa zapíše rovno tu. Doplňte zákazníka, dohodnutý termín, vozidlo technika a hodinovú sadzbu práce. Číslo zákazky má vlastný rad a rezervuje sa v tej istej transakcii ako zápis, takže dve zákazky nikdy nedostanú to isté.

3. 3

   Zapíšte stav pri prevzatí a dajte podpísať

   Servis → detail zákazky

   Stav sa nepíše do jedného poľa: je to kontrolný zoznam bodov podľa druhu zariadenia, každý s tromi možnosťami a voliteľnou poznámkou. K tomu príslušenstvo po riadkoch, stav počítadla a fotky. Podpisom prevzatia sa toto všetko zmrazí a od tej chvíle sa neprepisuje — vrátane fotiek, ktoré sa po podpise už nepridávajú.

4. 4

   Pracujte a zapisujte, čo ste minuli

   Servis → detail zákazky

   Servisný list má tri samostatné polia: hlásená chyba, nájdená chyba a vykonaná práca — sú to tri rôzne veci. Hodiny idú do výkazu práce so sadzbou platnou v čase zápisu, diely sa vydávajú zo skladu, ktorý má technik v aute. Neskoršia zmena cenníka staré hodiny nemení.

5. 5

   Odovzdajte zariadenie

   Servis → detail zákazky

   Odovzdať sa dá až hotová práca a nie je to výber v číselníku — robí to druhý podpis zákazníka. Ním sa zákazka uzavrie a nedopíše sa na ňu už ani hodina, ani diel. Oba protokoly sa dajú vytlačiť.

6. 6

   Vyfakturujte odvedené

   Servis → detail zákazky

   Faktúra vzniká z toho, čo je zapísané — z hodín a vydaných dielov, nie z odhadu pri prevzatí. Každý podklad sa označí dokladom, ktorým odišiel, takže druhá faktúra to isté už nezoberie. Čo sa na faktúru nedostane a prečo, systém vypíše.

Časté chyby

• Podpis prevzatia až pri odovzdaní — vtedy už protokol nie je dôkaz o tom, v akom stave zariadenie prišlo.
• Diel vydaný mimo Ledgia: na faktúru sa nedostane a v ziskovosti zákazky bude chýbať.
• Fakturácia podľa prijímacieho protokolu namiesto odvedeného — sľúbené a urobené nie je to isté.
• Dopisovanie hodín na odovzdanú zákazku: uzavretá zákazka sa nemení, opravou je nová.

Súvisí