Prevádzka

Vozidlá, kniha jázd a termíny

Ako viesť knihu jázd, aby obstála bez dopisovania?

Zmyslom knihy jázd nie je zoznam ciest. Kontrola pozerá ako prvé to, či na seba nadväzujú stavy tachometra — a Ledgio diery ukáže, nedopisuje ich. K tomu tankovania, servis, strážené termíny a cena kilometra.

Potrebuje plán Firma alebo Enterprise (vozidlá).

1. 1

   Zapíšte vozidlo z osvedčenia o evidencii

   Vozidlá → Nové vozidlo

   Kategória, palivo, objem valcov, celková hmotnosť, počet náprav, prvá evidencia a vstupná cena. Z týchto údajov plynie sadzba dane z motorových vozidiel aj normovaný prepočet spotreby — doplniť ich neskôr znamená prepočítavať. Zapíšte aj vzťah k vozidlu: vlastné, na lízing, prenajaté alebo súkromné vozidlo zamestnanca.

2. 2

   Vyberte spôsob uplatnenia pohonných látok

   Vozidlá → karta vozidla

   Ledgio pozná štyri podľa § 19 ods. 2 písm. l): spotreba z osvedčenia, satelitné sledovanie, paušál 80 % z nákupu a elektrina podľa priemerných cien ŠÚ SR. Paušál knihu jázd nevyžaduje — stačí stav tachometra na začiatku a na konci obdobia. Ostatné spôsoby ju vyžadujú.

3. 3

   Zapisujte jazdy

   Vozidlá → karta vozidla

   Dátum, účel (služobná alebo súkromná), odkiaľ, kam, účel cesty a stav tachometra pri odchode a príchode. Účel cesty napíšte vlastnými slovami — „rokovanie s odberateľom“; bez neho jazda pri kontrole neobstojí. Diery a prekryvy medzi jazdami systém vypíše aj s počtom kilometrov bez zápisu.

4. 4

   Zapisujte tankovania

   Vozidlá → karta vozidla

   Množstvo, cena, stav tachometra a či sa tankovalo do plna. Skutočná spotreba sa počíta len medzi dvomi plnými nádržami — inak by bola vymyslená — a porovná sa so spotrebou z osvedčenia.

5. 5

   Strážte termíny

   Vozidlá → karta vozidla

   STK, emisná kontrola, povinné zmluvné aj havarijné poistenie, diaľničná známka, prezúvanie, servisná prehliadka, tachograf, lekárnička, koniec lízingu. Termín sa stráži dátumom, stavom tachometra alebo oboma naraz — vtedy platí to, čo nastane skôr. Upozornenie odchádza mailom na adresu firmy s nastaveným predstihom a ešte raz, keď termín uplynie. Termín pridáte na karte vozidla (Pridať termín), tam ho aj splníte — splnenie založí servisný záznam a posunie termín podľa intervalu. Prehľad za všetky vozidlá je vo Vozidlá → Termíny.

6. 6

   Pozrite náklady a cenu kilometra

   Vozidlá → Náklady

   Palivo, servis a cestná daň proti najazdeným kilometrom, s exportom do Excelu. Cena kilometra sa počíta zo všetkých kilometrov, služobných aj súkromných — benzín sa spálil na oboch. Odpis v nej nie je: vozidlo sa odpisuje v majetku a započítať ho aj tu by znamenalo ten istý náklad dvakrát.

Časté chyby

• Termín STK alebo emisnej kontroly nikto nestráži — firma sa o ňom dozvie pri cestnej kontrole. Pridajte ho na karte vozidla, Ledgio pošle upozornenie dopredu.
• Diera medzi stavmi tachometra — kilometre bez dokladu sú prvé, čo kontrolór nájde.
• Jazda so slovom „služobne“ namiesto účelu cesty: neobstojí.
• Tankovanie bez stavu tachometra alebo bez príznaku „do plna“ — spotreba sa z neho nedá spočítať.
• Vozidlo poskytnuté aj na súkromné použitie bez zapísaného príznaku; nepeňažný príjem zamestnanca sa navyše do mzdového podkladu prenáša ručne.

Súvisí