Obchod a zákazky
Etapy, harmonogram a viacpráce zákazky
Kde sa na zákazke míňa, čo mešká a ako zapísať viacprácu?
Zákazka sa rozdelí na etapy, úlohy a míľniky s termínom, zodpovednou osobou a rozpočtom. Náklady ostávajú tam, kde vznikli — etapa je len ďalšia väzba, takže súčet etáp a nepriradených nákladov je vždy presne ziskovosť zákazky. Viacpráce a menejpráce idú zmenovými listami a pôvodný rozpočet sa nikdy neprepisuje.
Potrebuje plán Firma alebo doplnok Zákazky k plánu Biznis.
1
Rozdeľte zákazku na etapy
Zákazky → zákazka → Etapy a harmonogram
Etapa môže mať pod sebou ďalšie etapy, úlohy a míľniky. Rozpočet nadradenej etapy je rezerva nad podetapy, nie ich súčet — sčíta sa sám. Dokončenie nadradenej etapy sa počíta z podetáp vážene hodinami.
2
Posúvajte termíny na časovej osi
Zákazky → zákazka → Etapy a harmonogram
Pruh potiahnite na presun, okraj na zmenu začiatku či konca; na klávesnici šípky. Keď sa termín neuloží, vráti sa pôvodný. Červená čiara je dnešok, prerušovaná termín zákazky.
3
Priraďte náklady k etapám
Zákazky → zákazka → Čerpanie rozpočtu po etapách
Prijaté doklady, výkaz práce, výdaje zo skladu a výrobné príkazy zákazky sa dajú hromadne priradiť k etape. Hodiny sa dajú zapísať k etape rovno vo výkaze práce. Čo priradené nie je, ukáže sa ako riadok Nepriradené k etape.
4
Zapíšte viacprácu zmenovým listom
Zákazky → zákazka → Viacpráce a menejpráce
Kladná suma je viacpráca, záporná menejpráca; zmeniť sa dá aj rozpočet nákladov a hodín. List ide z návrhu cez odoslanie po schválenie alebo zamietnutie. Schválený list upraví aktuálny rozpočet a cenu, pôvodné ostávajú vedľa. Zo schválenej viacpráce sa otvorí predvyplnená faktúra alebo ponuka.
5
Určte vedúceho a tím
Zákazky → zákazka → Tím zákazky
Vedúci zákazky je jeden, ostatní sú členovia alebo pozorovatelia. Tím je evidencia — kto čo smie, určuje rola vo firme.
6
Sledujte portfólio
Zákazky → Portfólio
Bežiace zákazky na jednom mieste: rozpočet pôvodný a aktuálny, čerpanie, dokončenie a riziko omeškania. Zákazka je ohrozená, keď zaostáva za uplynulým časom o viac než 20 bodov, keď má etapu po termíne alebo týždeň pred termínom nie je hotová ani na 80 %.
7
Uložte štruktúru ako šablónu
Zákazky → Šablóny
Etapy s rozpočtami a termínmi sa uložia ako posun od začiatku zákazky. Pri zakladaní novej zákazky šablónu vyberiete a etapy sa založia s termínmi od jej začiatku.
Časté chyby
- Rozpočet nadradenej etapy zadaný ako súčet podetáp — započíta sa dvakrát, lebo podetapy sa pripočítajú samy.
- Viacpráca dopísaná rovno do rozpočtu zákazky: stratí sa odpoveď, o koľko sa zákazka odchýlila od zmluvy.
- Náklady nepriradené k etapám — čerpanie etáp potom ukazuje menej, než sa naozaj minulo.
- Viacpráca vyfakturovaná mimo zmenového listu (ručne napísanou faktúrou): Ledgio o nej nevie a odkaz „Vyfakturovať“ ju ponúkne znova. Fakturujte ju z listu.