Provoz

Rezervace strojů, vydání a fakturace pronájmu

Kdy je plošina volná, kde je teď a za kolik dní ji fakturovat?

Kalendář ukáže každý vlastní stroj po dnech — volno, potvrzeno, vydáno. Tentýž stroj nelze na překrývající se dobu potvrdit ani tehdy, když ho rezervují dva lidé najednou. Vydání a vrácení založí předávací protokol s motohodinami a z vrácené rezervace se předvyplní faktura se strojem, dny a obdobím plnění.

Potřebuje tarif Firma nebo Enterprise, případně doplněk Zakázky k tarifu Biznis.

1. 1

   Podívejte se, kdy je který stroj volný

   Rezervace strojů

   Řádek je stroj, sloupec den; přepnete týden nebo měsíc. U stroje je, kde právě je — u nás na stanovišti, u zákazníka z vydané rezervace nebo v servisu. Na mobilu je to seznam strojů a jejich rezervací v období. Stroj je zařízení v Servisu se zaškrtnutým „Vlastní stroj firmy“; tam mu nastavte i položku pronájmu (cena za den) a stanoviště.

2. 2

   Rezervujte stroj

   Rezervace strojů → Nová rezervace

   Klik na volný den předvyplní stroj a datum. Bez času je rezervace na celé dny a dny se počítají kalendářně; s časem po započatých 24 hodinách. Potvrzená rezervace stroj blokuje, návrh jen podrží termín u nabídky. Překryv s jinou potvrzenou rezervací nelze uložit — Ledgio řekne, se kterou se tluče.

3. 3

   Vydejte stroj zákazníkovi

   Rezervace strojů → detail rezervace

   Při vydání zadáte datum, čas, motohodiny a kdo přebírá. Založí se předávací protokol se strojem, výrobním číslem a stavem počítadla a stroj je „u zákazníka“ na adrese stavby, jinak na adrese odběratele. PDF protokolu vytiskněte a nechte podepsat.

4. 4

   Přijměte ho zpět

   Rezervace strojů → detail rezervace

   Vrácení založí druhý protokol s motohodinami při vrácení a stroj je znovu u nás. Stroj vrácený dříve je od toho dne v kalendáři volný. Odtažený do cizího servisu nebo na jiné stanoviště zapíšete ručně na kartě stroje — zápis platí do dalšího vydání či vrácení.

5. 5

   Vyfakturujte pronájem

   Rezervace strojů → detail rezervace

   Z vydané nebo vrácené rezervace se otevře nová faktura se strojem na řádku, počtem dní za dobu, kdy byl stroj opravdu venku, a obdobím plnění od–do. Cena za den přijde z položky pronájmu ceníkem odběratele. Nic se neuloží, dokud fakturu nevystavíte, a tatáž rezervace se podruhé nevyfakturuje — dokud první fakturu nestornujete.

Časté chyby

• Rezervace jako návrh a pak překvapení, že stroj vzal jiný zákazník — návrh stroj neblokuje, blokuje až potvrzená.
• Vydání bez motohodin: při sporu o hodiny navíc není na protokolu z čeho vycházet.
• Faktura pronájmu psaná ručně mimo rezervaci — chybí na ní stroj a období a ziskovost strojů ji nepřipíše.
• Stroj bez položky pronájmu: faktura z rezervace přijde bez ceny a cenu je třeba doplnit ručně.

Souvisí