Fakturace a doklady

Vícestupňové schvalování a nákupní žádanky

Jak nastavit, aby fakturu za 7 500 Kč schválil vedoucí a za 750 000 Kč i jednatel?

Ve větší firmě nerozhoduje o všem jeden člověk. Pravidlo řekne, kdo schvaluje podle částky, střediska, zakázky a dodavatele, a stupně jdou za sebou — dokud nerozhodne vedoucí, jednatel fakturu ani nevidí. Totéž platí pro nákupní žádanky, ze kterých se schválená jedním klikem stane objednávka dodavateli.

Potřebuje tarif Firma.

1. 1

   Určete vedoucí a rozpočty středisek

   Nastavení → Pravidla schvalování → Střediska a rozpočty

   U každého střediska vyberte vedoucího — ten schvaluje stupeň „vedoucí střediska dokladu“. Rozpočet zadejte na rok, případně po měsících (vyplněný měsíc má přednost). Rozpočet se při schvalování ukazuje — kolik je utraceno, kolik rezervují schválené žádanky a kolik zbude —, ale nic nezakazuje.

2. 2

   Napište pravidla od nejpřísnějšího

   Nastavení → Pravidla schvalování

   Pravidla se zkoušejí shora dolů a platí první, které sedí — proto nahoru „nad 250 000 Kč vedoucí, jednatel a finanční ředitel“, pod něj „nad 25 000 Kč vedoucí a jednatel“ a dolů „vedoucí střediska“. Částka od se porovnává bez DPH nebo s DPH, jak zvolíte. Stupeň je konkrétní člověk, role, vedoucí střediska či zakázky dokladu, nebo kdokoli s právem schvalovat náklady.

3. 3

   Zapište fakturu se střediskem

   Náklady → Nová přijatá faktura

   Středisko na přijaté faktuře rozhodne, které pravidlo zabere a ze kterého rozpočtu se čerpá; při zaúčtování jde kódem na nákladové řádky, takže fakturu uvidí i report Náklady po střediscích. Na fakturu, na kterou nesedí žádné pravidlo, platí jednoduchý limit jako dosud.

4. 4

   Požádejte o nákup

   Nákupní žádanky → Nová žádanka

   Co je třeba koupit, proč, odhad ceny, případně dodavatele, středisko a zakázku. Koncept si doplníte, odesláním půjde k tomu, koho určuje pravidlo; žádanka bez odpovídajícího pravidla jde komukoli s právem schvalovat náklady.

5. 5

   Rozhodněte v jedné schránce

   Ke schválení

   Vše, co čeká právě na vás — faktury i žádanky —, s tím, kdo žádá, stupněm a čerpáním rozpočtu. Zamítnutí vyžaduje důvod a ukončí celé schvalování; více dokladů najednou schválíte označením a potvrzením. Další v pořadí i žadatel dostanou upozornění.

6. 6

   Nastavte si zástup na dovolenou

   Ke schválení → Zástup během nepřítomnosti

   Vyberte kolegu a období od–do, nebo zapněte zástup vždy, když máte v docházce schválenou nepřítomnost na celý den (dovolená, nemocenská). Zástupce pak vidí ve schránce i vaše položky s označením „za …“, dostane upozornění a rozhoduje v zastoupení — v průběhu schvalování je jeho jméno i to, za koho rozhodl. Svou žádanku ani vaši neschválí a právo schvalovat vše tím nezíská.

7. 7

   Zástup za kolegu, který to nestihl

   Nastavení → Pravidla schvalování → Zástupy schvalovatelů

   Správce firmy vidí zástupy všech lidí na jednom místě a nastaví či zruší zástup za kohokoli — například za jednatele, který onemocněl bez nastaveného zástupu. Zastupovaný i zástupce dostanou upozornění a v historii zůstane, kdo změnu provedl.

8. 8

   Objednejte schválenou žádanku

   Nákupní žádanky → žádanka

   Nákupčí na detailu schválené žádanky stiskne Objednat: vznikne vydaná objednávka s položkami, střediskem a zakázkou ze žádanky a žádanka si ji pamatuje. Ceny jsou odhad — upraví se na objednávce podle nabídky dodavatele.

Časté chyby

• Nejobecnější pravidlo nahoře. Platí první, které sedí — „vedoucí střediska“ bez částky nahoře zachytí i fakturu za 1 250 000 Kč a jednatel ji neuvidí.
• Úprava schválené žádanky s očekáváním, že schválení zůstane. Změna položek, částky, dodavatele, střediska či zakázky pošle žádanku ke schválení znovu od prvního stupně.
• Schvalování vlastní žádanky. Žadatel ji schválit nemůže, pokud to pravidlo výslovně nedovolí — rozhodne další s právem na ten stupeň.
• Středisko bez vedoucího. Stupeň „vedoucí střediska“ pak rozhodne kdokoli s právem schvalovat náklady — doklad se nezasekne, ale nerozhoduje ten, koho jste čekali.
• Změna pravidla s očekáváním, že přepíše čekající doklady. Stupně se při zahájení schvalování zkopírují; nové pravidlo platí na nové doklady.
• Dovolená bez zástupu. Faktura, kterou máte schválit jmenovitě, rolí nebo jako vedoucí, počká, dokud se nevrátíte — a její splatnost běží. Zástup z docházky stačí nastavit jednou.

Souvisí