Prevádzka
Odovzdávací protokol
Ako dokázať, čo sme zákazníkovi odovzdali?
Protokol nie je doklad o peniazoch, ale o veciach. Pri spore „toto ste nedodali“ je podpísaný protokol jediné, čo platí — a preto sa po podpise nemení ani nemaže. Má vlastný číselný rad, nie je to účtovný doklad.
Potrebuje plán Firma alebo Enterprise, prípadne doplnok Zákazky k plánu Biznis.
1
Založte protokol
Odovzdávacie protokoly → Nový protokol
Odberateľ a zákazka sú nepovinné — protokol môže stáť aj sám. Dátum odovzdania je predvyplnený na dnes. Číslo sa rezervuje v tej istej transakcii ako zápis.
2
Vypíšte, čo sa odovzdáva
Odovzdávacie protokoly → Nový protokol
Riadok po riadku: názov, bližší popis, množstvo a jednotka. Riadok bez názvu alebo s nulovým množstvom sa zahodí — je to prázdny riadok formulára, nie položka. Na protokol sa zmestí najviac 200 riadkov; dlhší zoznam pri preberaní aj tak nikto neprejde.
3
Doplňte úvodnú vetu a poznámku
Odovzdávacie protokoly → Nový protokol
Úvodná veta hovorí, čo sa podpisom potvrdzuje. Poznámka je miesto na výhrady preberajúceho a dohodnuté termíny — čokoľvek, čo má byť na papieri. Ústna dohoda o týždeň neexistuje.
4
Vytlačte PDF a nechajte podpísať
Odovzdávacie protokoly → tlačidlo PDF pri protokole
PDF má podpisové miesta pre obe strany a podpisuje sa perom na vytlačenom papieri — na tablete sa protokol v Ledgiu zatiaľ podpísať nedá, preto sú v PDF prázdne linky. Podpísaný papier si odložte: je to jediný doklad o tom, čo sa prevzalo.
Časté chyby
- Oprava podpísaného protokolu: nemení sa a nemaže — opravou je nový protokol, inak by podpis neznamenal nič.
- Položka „materiál podľa dodacieho listu“ — protokol má zmysel len vtedy, keď je v ňom napísané, čo sa naozaj odovzdalo.
- Výhrady preberajúceho dohodnuté ústne: na papieri nie sú, teda pri spore neexistujú.
- Protokol namiesto faktúry — je to doklad o veciach, nie o peniazoch, a do výkazov nevstupuje.