Prevádzka

Rezervácie strojov, vydanie a fakturácia prenájmu

Kedy je plošina voľná, kde je teraz a za koľko dní ju fakturovať?

Kalendár ukáže každý vlastný stroj po dňoch — voľné, potvrdené, vydané. Ten istý stroj sa na prekrývajúci sa čas potvrdiť nedá ani vtedy, keď ho rezervujú dvaja ľudia naraz. Vydanie a vrátenie založia odovzdávací protokol s motohodinami a z vrátenej rezervácie sa predvyplní faktúra so strojom, dňami a obdobím plnenia.

Potrebuje plán Firma alebo Enterprise, prípadne doplnok Zákazky k plánu Biznis.

1. 1

   Pozrite, kedy je ktorý stroj voľný

   Rezervácie strojov

   Riadok je stroj, stĺpec deň; prepnete týždeň alebo mesiac. Pri stroji je, kde práve je — u nás na stanovisku, u zákazníka z vydanej rezervácie alebo v servise. Na mobile je to zoznam strojov a ich rezervácií v období. Stroj je zariadenie v Servise so zaškrtnutým „Vlastný stroj firmy“; tam mu nastavte aj položku prenájmu (cena za deň) a stanovisko.

2. 2

   Rezervujte stroj

   Rezervácie strojov → Nová rezervácia

   Klik na voľný deň predvyplní stroj a dátum. Bez času je rezervácia na celé dni a dni sa rátajú kalendárne; s časom po začatých 24 hodinách. Potvrdená rezervácia stroj blokuje, návrh len podrží termín pri ponuke. Prekryv s inou potvrdenou rezerváciou sa nedá uložiť — Ledgio povie, s ktorou sa bije.

3. 3

   Vydajte stroj zákazníkovi

   Rezervácie strojov → detail rezervácie

   Pri vydaní zadáte dátum, čas, motohodiny a kto preberá. Založí sa odovzdávací protokol so strojom, výrobným číslom a stavom počítadla a stroj je „u zákazníka“ na adrese stavby, inak na adrese odberateľa. PDF protokolu vytlačte a nechajte podpísať.

4. 4

   Prijmite ho späť

   Rezervácie strojov → detail rezervácie

   Vrátenie založí druhý protokol s motohodinami pri vrátení a stroj je znova u nás. Stroj vrátený skôr je od toho dňa v kalendári voľný. Odtiahnutý do cudzieho servisu alebo na iné stanovisko zapíšete ručne na karte stroja — zápis platí do ďalšieho vydania či vrátenia.

5. 5

   Vyfakturujte prenájom

   Rezervácie strojov → detail rezervácie

   Z vydanej alebo vrátenej rezervácie sa otvorí nová faktúra so strojom na riadku, počtom dní za čas, keď bol stroj naozaj vonku, a obdobím plnenia od–do. Cena za deň príde z položky prenájmu cenníkom odberateľa. Nič sa neuloží, kým faktúru nevystavíte, a tá istá rezervácia sa druhýkrát nevyfakturuje — kým prvú faktúru nestornujete.

Časté chyby

• Rezervácia ako návrh a potom prekvapenie, že stroj vzal iný zákazník — návrh stroj neblokuje, blokuje až potvrdená.
• Vydanie bez motohodín: pri spore o hodiny navyše nie je na protokole z čoho vychádzať.
• Faktúra prenájmu písaná ručne mimo rezervácie — chýba na nej stroj a obdobie a ziskovosť strojov ju nepripíše.
• Stroj bez položky prenájmu: faktúra z rezervácie príde bez ceny a cenu treba doplniť ručne.

Súvisí