Fakturácia a doklady

Viacstupňové schvaľovanie a nákupné žiadanky

Ako nastaviť, aby faktúru za 300 € schválil vedúci a za 30 000 € aj konateľ?

Vo väčšej firme nerozhoduje o všetkom jeden človek. Pravidlo povie, kto schvaľuje podľa sumy, strediska, zákazky a dodávateľa, a stupne idú za sebou — kým nerozhodne vedúci, konateľ faktúru ani nevidí. To isté platí pre nákupné žiadanky, z ktorých sa schválená jedným klikom stane objednávka dodávateľovi.

Potrebuje plán Firma.

1. 1

   Určte vedúcich a rozpočty stredísk

   Nastavenia → Pravidlá schvaľovania → Strediská a rozpočty

   Pri každom stredisku vyberte vedúceho — ten schvaľuje stupeň „vedúci strediska dokladu“. Rozpočet zadajte na rok, prípadne po mesiacoch (vyplnený mesiac má prednosť). Rozpočet sa pri schvaľovaní ukazuje — koľko je minuté, koľko rezervujú schválené žiadanky a koľko zostane —, ale nič nezakazuje.

2. 2

   Napíšte pravidlá od najprísnejšieho

   Nastavenia → Pravidlá schvaľovania

   Pravidlá sa skúšajú zhora nadol a platí prvé, ktoré sedí — preto navrch „nad 10 000 € vedúci, konateľ a finančný riaditeľ“, pod neho „nad 1 000 € vedúci a konateľ“ a naspodok „vedúci strediska“. Suma od sa porovnáva bez DPH alebo s DPH, ako zvolíte. Stupeň je konkrétny človek, rola, vedúci strediska či zákazky dokladu, alebo ktokoľvek s právom schvaľovať náklady.

3. 3

   Zapíšte faktúru so strediskom

   Náklady → Nová prijatá faktúra

   Stredisko na prijatej faktúre rozhodne, ktoré pravidlo zaberie a z ktorého rozpočtu sa čerpá; pri zaúčtovaní ide kódom na nákladové riadky, takže faktúru uvidí aj report Náklady po strediskách. Na faktúru, na ktorú nesedí žiadne pravidlo, platí jednoduchý limit ako doteraz.

4. 4

   Požiadajte o nákup

   Nákupné žiadanky → Nová žiadanka

   Čo treba kúpiť, prečo, odhad ceny, prípadne dodávateľa, stredisko a zákazku. Koncept si doplníte, odoslaním pôjde k tomu, koho určuje pravidlo; žiadanka bez sediaceho pravidla ide komukoľvek s právom schvaľovať náklady.

5. 5

   Rozhodnite v jednej schránke

   Na schválenie

   Všetko, čo čaká práve na vás — faktúry aj žiadanky —, s tým, kto žiada, stupňom a čerpaním rozpočtu. Zamietnutie si pýta dôvod a končí celé schvaľovanie; viac dokladov naraz schválite označením a potvrdením. Ďalší v poradí aj žiadateľ dostanú upozornenie.

6. 6

   Nastavte si zástup na dovolenku

   Na schválenie → Zástup počas neprítomnosti

   Vyberte kolegu a obdobie od–do, alebo zapnite zástup vždy, keď máte v dochádzke schválenú neprítomnosť na celý deň (dovolenka, PN). Zástupca vtedy vidí v schránke aj vaše položky s označením „za …“, dostane upozornenie a rozhoduje v zastúpení — v priebehu schvaľovania je jeho meno aj to, za koho rozhodol. Svoju žiadanku ani vašu neschváli a právo schvaľovať všetko tým nedostane.

7. 7

   Zástup za kolegu, ktorý to nestihol

   Nastavenia → Pravidlá schvaľovania → Zástupy schvaľovateľov

   Správca firmy vidí zástupy všetkých ľudí na jednom mieste a nastaví či zruší zástup za kohokoľvek — napríklad za konateľa, ktorý ochorel bez nastaveného zástupu. Zastupovaný aj zástupca dostanú upozornenie a v histórii ostane, kto zmenu urobil.

8. 8

   Objednajte schválenú žiadanku

   Nákupné žiadanky → žiadanka

   Nákupca na detaile schválenej žiadanky stlačí Objednať: vznikne vydaná objednávka s položkami, strediskom a zákazkou zo žiadanky a žiadanka si ju pamätá. Ceny sú odhad — upravia sa na objednávke podľa ponuky dodávateľa.

Časté chyby

• Najvšeobecnejšie pravidlo navrchu. Platí prvé, ktoré sedí — „vedúci strediska“ bez sumy navrchu zachytí aj faktúru za 50 000 € a konateľ ju neuvidí.
• Úprava schválenej žiadanky s očakávaním, že schválenie ostane. Zmena položiek, sumy, dodávateľa, strediska či zákazky pošle žiadanku na schválenie znova od prvého stupňa.
• Schvaľovanie vlastnej žiadanky. Žiadateľ ju schváliť nemôže, ak to pravidlo výslovne nedovolí — rozhodne ďalší s právom na ten stupeň.
• Stredisko bez vedúceho. Stupeň „vedúci strediska“ potom rozhodne ktokoľvek s právom schvaľovať náklady — doklad sa nezasekne, ale nerozhoduje ten, koho ste čakali.
• Zmena pravidla s očakávaním, že prepíše čakajúce doklady. Stupne sa pri začatí schvaľovania skopírujú; nové pravidlo platí na nové doklady.
• Dovolenka bez zástupu. Faktúra, ktorú máte schváliť menovite, rolou alebo ako vedúci, počká, kým sa vrátite — a jej splatnosť beží. Zástup z dochádzky stačí nastaviť raz.

Súvisí