Obchod a zákazky
Obchodné prípady a fázy lievika
Ako mať prehľad, kde ktorá zákazka viazne?
Lievik nie je produktová konštanta — servisná firma vedie prípad inak než projektový predaj. Fázy si preto pomenujete sami a poviete pri nich, čo musí byť vyplnené, kým prípad postúpi. Čo sa udeje v doklade, vie prípad posunúť samo.
Potrebuje plán Firma.
1
Poskladajte si fázy
Nastavenia → Obchodný lievik
Začať sa dá z hotovej šablóny — servis a údržba, výroba na zákazku, projektový predaj. Šablóna sa použije len na lievik, v ktorom ešte nič nie je, aby neprepísala rozpracovaný obchod. Fáz je najviac dvanásť, dve rovnaké názvy nemôžu mať. Pri fáze sa nastaví pravdepodobnosť od 0 do 100 % a či je koncová — vyhratá a prehratá naraz byť nemôže.
2
Povedzte, čo musí byť vo fáze vyplnené
Nastavenia → Obchodný lievik
Odberateľ, hodnota prípadu, očakávaný záver, obchodník alebo poznámka. Prípad, ktorému niečo z toho chýba, sa do fázy nepresunie a hláška povie, čo doplniť. Nulová hodnota sa neráta ako vyplnená — je to prázdno.
3
Naviažte fázy na udalosti v dokladoch
Nastavenia → Obchodný lievik
Odoslaná ponuka, prijatá ponuka, prijatá objednávka, uvoľnená výroba, namontované, dodané, vyfakturované, zaplatené. Prípad sa potom posunie sám a vždy len dopredu: zálohová faktúra vystavená po dodaní ho nehodí späť do ponuky. Uzavretý prípad sa už nehýbe. Tú istú udalosť nemôžu mať dve fázy — Ledgio to pri ukladaní ohlási, lebo zabrala by len prvá v poradí.
4
Založte prípad a veďte na ňom aktivity
CRM → Nový prípad
Názov, odberateľ, fáza, hodnota a očakávaný záver. K prípadu sa zapisujú aktivity — úloha, telefonát, stretnutie, e-mail, poznámka — s termínom; zápis robený spätne sa dá rovno označiť za vybavený. Úlohy po termíne sú v zozname prvé.
5
Vystavte z prípadu ponuku
CRM → prípad → Nová ponuka
Prípad naplní odberateľa, názov a sumu. Doklady, ktoré z prípadu vznikli, aj maily, ktoré k nemu odišli, ostávajú na prípade vidieť — aj keď ponuku vystavil niekto iný.
6
Uzavrite prípad
CRM → Lievik
Na karte prípadu v lieviku stlačte Vyhraté alebo Prehraté; pri prehratom je dôvod povinný a pripíše sa do poznámky prípadu. Úspešnosť sa počíta z uzavretých prípadov, nie zo všetkých — nový dopyt ju neznižuje. Nad zoznamom je hodnota lievika aj hodnota vážená pravdepodobnosťou fáz: prvá hovorí, o koľko sa hráte, druhá, s čím sa dá počítať.
Časté chyby
- Fázy bez povinných polí: prípady sa posúvajú dopredu prázdne a vážená hodnota lievika stojí na sumách, ktoré nikto nevyplnil.
- Prehratý prípad zmazaný namiesto uzavretia — zmizne aj dôvod, z ktorého sa o rok dá vyčítať, na čom sa prehráva.
- Prípad uzavretý dopredu, kým sa ešte fakturuje: uzavretý prípad sa už samočinne neposúva a ďalšie doklady ním nepohnú.
- Očakávanie, že lievik nahradí ponuky. Ponuky fungujú aj bez neho — lievik je navyše pre firmy, ktoré vedú dlhší obchod.